การออกแบบรายงาน

การออกแบบรายงาน คือ การกำหนดลักษณะของรายงานที่ต้องการ เช่น

•  กำหนดหัวรายงาน ( Report Header ) และกำหนดท้ายรายงาน ( Report Footer )ซึ่งเป็นส่วนที่จะให้พิมพ์อยู่หน้าแรกและหน้าสุดท้ายของรายงาน

•  กำหนดส่วนหัวกระดาษ ( Page Header ) แล้วส่วนท้ายกระดาษ ( Page Footer ) ซึ่งเป็นส่วนที่จะให้พิมพ์อยู่ทุกหน้า

•  กำหนดรายละเอียด ( Detail ) ส่วนนี้เป็นการกำหนดการว่าจะแสดงข้อมูลในเขตข้อมูลใดบ้างและแสดงในลักษณะอย่างไร

มุมมองของรายงาน

การทำงานกับรายงาน จะมีอยู่ 3 มุมมองด้วยกัน คือ

•  มุมมองออกแบบ ( Design view )ใช้ในการออกแบบ , แก้ไขรายงาน

•  ตัวอย่างก่อนพิมพ์ ( Print Preview )ใช้ในการแสดงสิ่งที่จะปรากฏบนรายงานตามที่เราสร้างไว้ โดยแสดงให้ดูบนจอภาพก่อน

•  แสดงตัวอย่างเค้าโครง ( Sample Layout )ใช้ในการแสดงเค้าโครงของรายงานที่จะพิมพ์ออกมา โดยมีตัวอย่างข้อมูลประกอบด้วย

การเข้าสู่มุมมองใด ๆ จะกระทำได้ 2 ทาง ดังนี้

จากเมนู มุมมอง ( View ) เลือกคำสั่ง หรือ เลือกไอคอนจากแถบเครื่องมือ

การสร้างรายงานด้วยรายงานวิเศษและรายงานอัตโนมัติ

Label Wizard

     เป็นการนำข้อมูลมาพิมพ์ลงบนฉลาก เช่น การจ่าหน้าซองจดหมาย หรือ พิมพ์ฉลากสินค้าเป็นต้น ในที่นี้ลองนำข้อมูลจากตาราง Friends มาพิมพ์ลงบนฉลากเพื่อแปะลงบนหน้าซอง ส . ค . ส . ที่จะส่งให้เพื่อน

•  เปิดใช้ไฟล์ฐานข้อมูล Practice
•  จากขั้นตอนการสร้างรายงานใหม่เลือก Label Wizardเลือกตารางข้อมูล Friends เลือก ตกลง (OK )

•  เลือกขนาดของฉลาก

•  เลือกแบบอักษร

• เลือกฟิลด์หรือพิมพ์ข้อความที่จะนำไปใช้ในฉลาก

ในช่องพิมพ์ข้อความ พิมพ์คำว่า ส . ค . ส . แด่ …..   กด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ เคาะคานเว้นวรรค 6 ช่อง

     พิมพ์คำว่า คุณ เลือกฟิลด์ First Name แล้วคลิกที่ปุ่ม   เว้นวรรค 3 ช่อง เลือกฟิลด์ Last Name คลิกที่ปุ่ม กด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่

ทำตามวิธีข้างต้นจนได้ดังรูป เลือกปุ่ม Next

•  เลือกว่าจะพิมพ์ฉลากเรียงลำดับตามข้อมูลในฟิล์มใด

•  ตั้งชื่อในกับรายงาน เลือกจะดูผล หรือจะกลับ ไปแก้ไข