การสร้างแบบฟอร์มด้วยตนเอง

ทำตามขั้นตอนการสร้างฟอร์มใหม่ เลือก Design View เลือกชื่อตารางข้อมูลหรือแบบสอบถามที่จะใช้ เลือก ตกลง การออกแบบแบบฟอร์มในมุมมองออกแบบ ในหน้าต่างออกแบบ ู้ใช้สามารถสร้างหรือเปลี่ยนแปลงการออกแบบแบบฟอร์มได้ตามต้องการ โดยอาจกำหนดข้อความที่จะให้แสดงอยู่บนหัวแบบฟอร์มหรือท้ายแบบฟอร์ม กำหนดตัวควบคุมบนแบบฟอร์ม เพิ่มรูปภาพและแผนภูมิ เป็นต้น

หน้าต่างแบบฟอร์มโดยทั่วไปจะแบ่งเป็น 3 ส่วน คือ

• ส่วนหัวแบบฟอร์ม (Form Header) เป็นส่วนที่ให้กำหนดข้อความที่ต้องการปรากฏเมื่อเริ่มต้นแสดงแบบฟอร์ม

• ส่วนรายละเอียด (Detail) คือส่วนที่แสดงข้อมูลในแบบฟอร์ม

• ส่วนท้ายแบบฟอร์ม (Form Footer) คือส่วนที่ต้องการให้แสดงเทื่อจบแบบฟอร์ม

ในพื้นที่ออกแบบ จะปรากฏแนวของเส้นตาราง ซึ่งเป็นส่วนที่บอกแนวเส้นพิกัดที่ช่วยให้เราจัดวางรายการต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น

การเปิด - ปิดเส้นตาราง

จากเมนู มุมมอง เลือกหรือไม่เลือกคำสั่ง ตาราง

การปรับความระเอียดของเส้นตาราง

• คลิกที่นอกพื้นที่ออกแบบ หรือหัวมุมไม้บรรทัด

• จากเมนู มุมมอง เลือกคำสั่ง คุณสมบัติ

• ปรับค่าในส่วนของ เส้นโครงแกน X ( แนวนอน ) และ เส้นโครงแกน Y ( แนวดิ่ง ) ค่ายิ่งมากจะยิ่งละเอียดขึ้น

การใส่ฟิลด์ลงในแบบฟอร์ม

• จากเมนูมุม มอง เลือกคำสั่ง รายชื่อเขตข้อมูล หรือ เลือก

ไอคอน บนแถบเครื่องมือ จะปรากฏรายชื่อฟิลด์

• ลากชื่อฟิลด์ที่ต้องการ ลงไปไว้ยังส่วนของ ส่วนของรายละเอียด ในแบบฟอร์มได้โดยจัดวางในตำแหน่งที่ต้องการ

การกำหนดรายการลงในฟอร์มด้วยกล่องเครื่องมือ

เมื่อเราเข้าสู่มุมมองออกแบบ (Design View) ของแบบฟอร์ม แอ็กเซสจะแสดง กล่องเครื่องมือ (Toolbox) ให้เราใช้ในการสร้างรายการข้อมูลแบบต่าง ๆ ขึ้นใช้ในแบบฟอร์ม การเปิด - ปิด กล่องเครื่องมือ (Toolbox) จะกระทำได้ดังนี้

จากเมนู มุมมอง (View) เลือกคำสั่ง กล่องเครื่องมือ (Toolbox) หรือ เลือก

ไอคอน บนแถบเครื่องมือ

	เลือกวัตถุ (Pointer)	ให้ใช้ชี้ของเมาส์กลับมาสู่ในสภาวะตัวชี้ ( รูปลูกศรชี้ไปทางซ้าย ) เพื่อใช้เลือกส่วนต่าง ๆ ได้ตามปกติ
	ตัวช่วยสร้างตัวควบคุม (Control Wizard)	ใช้เปิดการทำงานของ Control Wizard ซึ่งช่วยในการสร้างรายงานที่ซับซ้อน
	ป้าย (Label)	ใช้ในการพิมพ์ข้อความใด ๆ ลงในแบบฟอร์ม
	กล่องข้อความ (Text Box)	ใช้ใส่ส่วนของกรอบที่ให้ผู้ใช้ป้อนหรือแก้ไขข้อมูลในฟิลด์
	กลุ่มตัวเลือก (Option Group)	ใช้ใส่กลุ่มของตัวเลือกที่จะให้ผู้ใช้เลือกหากมีหลายตัวเลือกผู้ใช้จะเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียว
	ปุ่มสลับ (Toggle Button)	ใช้ใส่รูปปุ่มที่เป็นลักษณะของปุ่มกด ถ้าปุ่มถูกเลือก จะมีลักษณะบุ๋มลงเหมือนถูกกด และถ้าไม่ถูกเลือก ก็จะนูนขึ้นมา
	ปุ่มตัวเลือก (Option Button)	ใช้แสดงตัวเลือกให้ผู้ใช้เลือก
	กล่องกาเครื่องหมาย (Check Box)	ใช้แสดงตัวเลือกให้เลือกหรือไม่เลือก โดยให้ผู้ใช้คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยมด้านหน้า
	กล่องคำสั่งผสม (Combo Box)	ใส่กรอบที่แสดงรายการขึ้นมาให้ผู้ใช้เลือก เมื่อคลิกปุ่มลูกศรลง
	กล่องรายการ (List Box)	ใส่กรอบที่แสดงรายการให้ผู้ใช้เลือก
	ปุ่มคำสั่ง (Command Bottom)	ใช้ใส่ปุ่มคำสั่ง ซึ่งเมื่อผู้ใช้เลือกปุ่มเหล่านี้ จะไปทำงานตามที่กำหนด
	ภาพ (Picture)	ให้นำรูปภาพที่ไม่ต้องการแก้ไขใด ๆอีก มาใส่ลงในแบบฟอร์ม
	กรอบวัตถุไม่มีกรอบ (Unbound Object Frame)	ใช้วางรูปภาพหรือข้อมูลจากโปรแกรมภายนอก เช่น แผ่นงานของแอ็กเซส โดยยังสามารถกลับไปแก้ไขได้อีกเมื่อต้องการ
	Page Break	ใช้วางตำแหน่งขึ้นหน้าใหม่
	กรอบของวัตถุที่มีขอบเขต (Bound Object Frame)	ใช้วางรูปภาพหรือข้อมูลลงในฟิลด์ของตารางข้อมูลที่นำมาแสดงในฟอร์ม
	ตัวควบคุมแท็บ (Tab control)	ใช้สร้างแบบฟอร์มที่มีหลาย ๆ หน้า โดยมีแผ่นป้าย (tab) ในการเลือกหน้า
	ฟอร์มย่อย / รายงานย่อย (Subform/Surport)	ใช้เพิ่มแบบฟอร์มย่อยหรือรายงานย่อยลงในแบบฟอร์มหลักหรือรายงานหลัก
	เส้น (Line)	ใช้เขียนเส้นตรงในแบบฟอร์ม
	สี่เหลี่ยม (Rectangle)	ใช้เขียนรูปสี่เหลี่ยมลงในแบบฟอร์ม
	ตัวควบคุมเพิ่มเติม (More Tool)	แสดงเครื่องมือที่เหลือออกมาให้เลือก

• ในมุมมองออกแบบ สร้างรายการแบบ กล่องข้อความ ลงในฟอร์ม

• พิมพ์ข้อความกำหับรายการของฟิลด์นั้น

• กำหนดสูตรคำนวณลงในส่วนของฟิลด์ โดยมรา

• สูตรต้องขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =

• หากในสูตรอ้างอิงถึงฟิลด์ใด ให้ใส่ฟิลด์นั้นไว้ในเครื่องหมาย []

การแก้ไขและตกแต่งแบบฟอร์ม

การเลือกรายการ

ถ้าเลือกส่วนใดๆ ของรายการ ให้คลิกที่ส่วนนั้น ถ้าเลือกมากกว่า 1 ส่วนหรือ 1 รายการ ให้กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิกที่รายการอื่น เพิ่มอีก หรือ คลิกบนไม้บรรทัดในแนวนอนหรือแนวตั้งของส่วนนั้น แล้วลากบนไม้บรรทัดให้ได้แนวคลุมรายการที่จะเลือก ถ้าเลือกทุกรายการ ให้เลือกคำสั่ง เลือกทั้งหมด (Select All) จากเมนู แก้ไข (Edit) รายการที่ถูกเลือกอยู่ จะปรากฏสี่เหลี่ยมเล็ก ๆ สีดำ (handle) ที่ขอบเขตของรายการนั้น

• เลือกตัวชี้ของเมาส์ไปยังขอบของรายการนั้น ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นรูปมือ

• ลากไปยังตำแหน่งใหม่ ถ้ารายการนั้นมีมากกว่า 1 ส่วน จะเคลื่อนไปพร้อมกัน

• เลือนตัวชี้ของเมาส์ไปยังสี่เหลี่ยมใหญ่ที่มุมบนซ้ายของส่วนนั้นตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นรูปมือชี้

• คลิกที่รายการหรือส่วนของรายการที่ต้องการปรับขนาด

• เลื่อนตัวชี้ของเมาส์ไปยัง handle ของด้านหรือมุมที่จะปรับตัวชี้ของเมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศร 2 ทิศ

• ลาก handle ของรายการนั้น เพื่อปรับขนาด

• คลิกที่ส่วนของข้อความในรายการนั้นให้ได้ตัวบอกตำแหน่งการพิมพ์ ( รูปตัว l)

• พิมพ์ , ลบ , หรือ แก้ไข ตามต้องการ

• คลิกที่รายการที่ไม่ต้องการ

• จากเมนู แก้ไข เลือกคำสั่ง ลบ หรือ กดปุ่ม Delete

• คลิกที่ส่วนของรายการที่จัดแบบอักษร

• เลือกแบบอักษร , ขนาด , ลักษณะ , และการจัดวาง ได้จากแถบเครื่องมือ ชื่อรายการขณะนั้น แบบอักษร ตัวหนา ตัวขีดเส้นใต้ กึ่งกลาง ขนาด ตัวเอน ชิดซ้าย ชิดขวา

การจัดสีและลักษณะการแสดงผล

• เลือกส่วนที่ต้องการจัดสีและลักษณะการแสดงผล หากต้องการจัดสีพื้นของแบบฟอร์มในคลิกที่พื้น

การจัดรูปแบบด้วยแบบสำเร็จ (Auto Format)

เพื่อความสะดวกและรวดเร็ว แอ็กเซสได้จัดเตรียมรูปแบบสำเร็จไว้ให้เรานำไปใช้ในการจัดแบบฟอร์ม ซึ่งมีอยู่มากมายหลายรูปแบบด้วยกัน

• ในมุมมองออกแบบฟอร์มจากเมนู รูปแบบ เลือกคำสั่ง รูปแบบอัตโนมัติ

การใส่ต้นหน้าและท้ายหน้ากระดาษให้กับแบบฟอร์ม (Header/Footer)

ต้นหน้า (Header) และท้ายกระดาษ (Footer) ในแบบฟอร์ม จะมีอยู่ 2 แบบด้วยกัน ดังนี้

เป็นส่วนที่จะแสดงอยู่ในต้นหน้าและท้ายหน้าของทุก ๆ หน้าจอของฟอร์ม เหมาะสำหรับใช้แสดงไตเติ้ล เช่น ชื่อบริษัท , ปุ่มคำสั่งในการใช้งานแบบฟอร์มนั้น ๆ

เป็นส่วนที่จะใช้กำหนดส่วนที่ต้องการให้พิมพ์ออกในต้นหน้า และท้ายหน้าของเอกสารแต่ละหน้า ส่วนนี้จะไม่ปรากฏในแบบฟอร์มเมื่อดูบนจอภาพ แต่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ลงบนกระดาษ เท่านั้น

การใส่ต้นหน้าและท้ายหน้าของแบบฟอร์ม (Form Header/Footer)

ส่วนนี้จะเหมาะสำหรับการพิมพ์ไตเติ้ลที่จะให้ปรากฏอยู่บนแบบฟอร์มตลอดการเรียกใช้จากเมนู มุมมอง เลือกคำสั่ง จากส่วนหัว / ท้ายกระดาษ (From Header/Footer)

• ในมุมมองออกแบบ จากเมนู แทรก เลือกคำสั่ง เลขหน้า (Page Number)

• เลือกรูปแบบ , ตำแหน่ง , และการวางของเลขหน้าที่ต้องการ

จะปรากฏรหัสรายการของเลขหน้าขึ้นในส่วนของ หัวกระดาษ (Page Header)

การใส่วันที่ขณะนั้น

• ในมุมมองออกแบบ จากเมนู แทรก (lnsert) เลือกคำสั่ง วันที่และเวลา (Date and Time)

• เลือกรูปแบบของวันที่และเวลาที่ต้องการ

จะปรากฏรหัสรายการของวันที่ และเวลาขึ้นในส่วนของ ส่วนหัวกระดาษของฟอร์ม (Form Header)

การจัดเก็บแฟ้มแบบฟอร์ม

• จากเมนู มุมมอง เลือกคำสั่ง มุมมองฟอร์ม

• ใช้ปุ่ม Tab หรือ Enter หรือ Shift + Tab ในการเคลื่อนไปยังแต่ละฟิลด์เพื่อแก้ไขได้

• การเลื่อนเรคอร์ด ให้ใช้ แถบเครื่องมือเรคอร์ดด้านล่าง

การเปลี่ยนลำดับการเลื่อนเมื่อกด Tab

เมื่อเราเรียกใช้แบบฟอร์ม เราจะใช้ปุ่ม Tab ในการเลื่อนไปยังรายการต่าง ๆ ซึ่งแอ็กเซสจะเลื่อนไปตามลำดับรายการที่เราสร้างขึ้น ไม่ใช่ตามลำดับการจัดวางบนจอภาพ แต่เราก็สามารถเปลี่ยนแปลงได้ ดังนี้

• ในมุมมองออกแบบ จากเมนู มุมมองเลือกคำสั่ง ลำดับแท็บ (Tab Order)

• คลิกที่หน้าชื่อรายการในส่วนของ ลำดับ กำหนดเอง (Custom Order) เพื่อเลือกแล้วลากขึ้นหรือลงเพื่อเปลี่ยนลำดับหาก เลือกปุ่ม ลำดับอัตโนมัติ (Auto Order) แอ็กเซส จะจัดให้อัตโนมัติตามลำดับที่ควรเป็น

เราสามารถพิมพ์แบบฟอร์ม โดยให้แสดงข้อมูลในแบบฟอร์มได้ การสั่งพิมพ์อาจพิมพ์เพียงระเบียนเดียว หรือพิมพ์ทุกระเบียนก็ได้ ขั้นตอนการสั่งพิมพ์ คือ

• เปิดหน้าต่างฐานข้อมูล และเลือกแฟ้มแบบฟอร์ม

• ถ้าต้องการพิมพ์ระเบียนเดียว เมื่อหาระเบียนที่ต้องการได้แล้ว ให้คลิกที่ตัวเลือกระเบียน ซึ่งอยู่ที่ขอบซ้ายของแบบฟอร์ม หรือใช้เมนู แก้ไข และใช้คำสั่ง เลือกระเบียน (Select Record)

• เลือกเมนู แฟ้ม (File) และใช้คำสั่ง พิมพ์ (Print)

• หากเลือกพิมพ์ 1 ระเบียน คลิกที่ ระเบียนที่เลือก (Selection) แต่ถ้าต้องการพิมพ์ทุกระเบียนคลิกที่ ทั้งหมด (All)

• กำหนดลักษณะการพิมพ์ตามต้องการ